En fonction de la nature de votre réunion, de votre lancement de produit ou de votre soirée client
Petit déjeuner : si vous rencontrez vos collaborateurs le matin, proposez-leur un petit déjeuner léger à leur arrivée. Café, thé, jus de fruits et de légumes, pâtisseries maison permettront de rassembler tout le monde.
Pauses (gourmandes ou non) : Attendez-vous à quelques luxes pour vous ressourcer en milieu de matinée et/ou en fin d’après-midi, toujours accompagnés de boissons froides et chaudes. Au lieu des viennoiseries, optez pour des biscuits, chouquettes, madeleines, gâteaux… Pourquoi ne pas utiliser des brochettes de fruits frais ou une corbeille de fruits adaptée à la saison ?
Le cocktail apéritif, en fin de journée et avant le départ de vos invités : Proposez une pause avec des boissons alcoolisées ou non et quelques bouchées de cocktail pour terminer la journée, en débriefant la journée dans un cadre plus détendu et informel.
Qu’il s’agisse d’un brunch ou d’un cocktail dînatoire, n’ayez pas peur de préciser si vos invités sont de gros mangeurs ou suivent un régime particulier… Le bon partenaire saura s’adapter à vos besoins et au thème de votre fête. Les boissons avec ou sans alcool sont disponibles ; veuillez le préciser pour une offre personnalisée. Si vous avez des envies spécifiques (un vin d’une région préférée, une bière locale, des jus de fruits bio, etc. ), n’hésitez pas à vous renseigner auprès du vendeur ou du lieu de la prestation…
Entre le cocktail brunch et le repas assis, le buffet brunch est l’option la plus conviviale. Les portions sont moins nombreuses, ce qui permet de déguster des micro-assiettes individuelles sur le pouce !
Repas assis : Il peut être sociable sous forme de buffet, servi à table, ou même de gala ! 3 ou 4 plats, avec un apéritif… Essayez d’être le plus précis possible sur vos attentes en matière de menu et de services à la demande… N’oubliez pas le décor !
Veillez à ne pas oublier le verre de bienvenue tout au long de vos événements non-stop, par exemple. Vos invités vous remercieront de leur offrir une tasse de café ou un verre d’eau au début de votre réunion.
NB : Si vous cherchez un traiteur pour les plateaux-repas de vos symposiums, recherchez des traiteurs spécialisés dans ce domaine et qui le proposent régulièrement. Le tout sera emballé dans de jolies boîtes et livré froid ou chaud selon le menu choisi, ainsi que le pain et les nappes ! Ils peuvent également effectuer des tâches liées au service…
2/ Avez-vous une préférence pour un type de traiteur événementiel ?
Tout d’abord, si votre événement a lieu ailleurs qu’à votre domicile (lieu de l’événement, bateau, château, etc.), il est indispensable de confirmer auprès de ce lieu que vous pourrez faire venir le traiteur de votre choix. Certains lieux d’événements ne l’acceptent pas et travaillent plutôt avec des passeurs agréés. Demandez-leur une liste ! Si vous voulez faire des économies en venant avec votre partenaire parce que vous avez l’habitude de travailler avec lui, demandez s’ils ont une redevance pour les non-référencés. Quant aux boissons, si vous voulez apporter votre Champagne, par exemple, demandez s’ils ont une licence de bouchon ! Avec ces deux éléments, le coût du produit peut s’envoler !
3/ Prévoyez à l’avance un organisateur d’événements de qualité.
Il existe des partenaires à tous les prix, mais faites attention à la qualité, qui peut être suffisante ou non. Le meilleur n’est pas toujours le plus dangereux… N’ayez pas peur de soumettre plusieurs demandes (deux ou trois tout au plus). Il est important de vérifier que le personnel de service est inclus pour la durée du service (attention aux heures supplémentaires qui peuvent s’accumuler rapidement ! ), la livraison et le service des bouteilles, entre autres.
En général, un serveur sert 30 personnes lors d’un cocktail (sans animation) et un serveur sert 16 personnes lors d’un dîner assis.
Un maître d’hôtel sera présent pour les événements de plus de 50 personnes afin de veiller au bon déroulement de votre cocktail ou dîner.
Le nombre d’employés de service requis peut être ajusté en fonction du lieu de votre événement et du niveau d’aménagement souhaité. Par exemple, si le bureau des impôts est éloigné de la zone de réception ou s’il y a plusieurs niveaux. Il est important de s’assurer qu’il y aura suffisamment de personnel pour éviter les longues files d’attente au buffet !
Et, pour vous rendre compte de la valeur du budget que vous avez prévu pour cette partie, comparez-le à ce que vous payeriez dans un restaurant traditionnel offrant des services similaires !
4/ La carte
Le partenaire doit présenter un menu adapté à votre événement, en tenant compte de votre public, d’un thème éventuel, de vos envies, de votre feuille de route…
Il est important de garder un œil sur l’ensemble des prestations proposées. De plus, assurez-vous que votre partenaire :
S’adapte à la saison : S’il propose une tarte à l’abricot en plein hiver, soyez assuré qu’il utilise des produits surgelés/décongelés, qu’il s’adapte aux restrictions alimentaires de vos invités (allergies, intolérances, etc.) et qu’il propose des alternatives, soit en adaptant le menu pour tous, soit en proposant un plateau spécial pour ces invités, et qu’il conseille sur les portions. Les grammages étant différents d’un commerçant à l’autre, il devra vous conseiller pour adapter les quantités à vos besoins :
Cocktail apéritif : entre 3 et 12 pièces
Cocktail déjeuner ou dîner : entre 16 et 20 pièces
Assiettes d’accompagnement : 3 ou 4…
Vin : il est bon de prévoir 1 bouteille pour 3 personnes le soir et 1 bouteille pour 4 personnes dans la journée…
5/ Y a-t-il un traître responsable ?
Le petit plus qui pourrait faire pencher la balance en votre faveur lors du choix d’un traiteur pour votre événement, c’est sa démarche écologique. Les services de traiteur, en particulier, génèrent beaucoup de déchets, mais ils ne sont pas les seuls… Vous pouvez vous renseigner sur les engagements de vos partenaires interrogés. Nous pourrons garder quelques points en nous basant sur les trois piliers fondamentaux de l’ESR :
Environnemental : utiliser les ressources naturelles de manière efficace et durable, gérer et valoriser les déchets (tri, recyclages, dons…), utiliser des produits frais et de saison, réduire le gaspillage alimentaire…
Économique : établir un système de tarification équitable, assurer la qualité du service et résoudre les problèmes des fournisseurs en temps voulu…
Social : respect des horaires de travail, de la planification et des droits des travailleurs (déclaration du personnel, paiement des salaires en temps voulu, etc.)
Vous avez toutes les cartes en main pour choisir le traiteur de votre événement, mais une bouche à oreille ou une recommandation est aussi une option viable. N’oubliez pas non plus de consulter notre guide des meilleurs commerçants de Lyon. En fonction du type d’événement (surtout pour les plus importants), vous pouvez envisager d’organiser une dégustation avec le traiteur afin de vous faire votre propre opinion et d’échanger avec lui sur les services de restauration qu’il peut fournir. Si vous acceptez l’offre, un repas d’essai vous sera généralement proposé.